個人情報の取扱いについて

個人情報の取扱い

1.会社名

株式会社日本財託管理サービス
東京都新宿区西新宿1-22-2 新宿サンエービル
代表取締役　重吉勉

2.個人情報保護管理責任者

事業推進本部本部長 Mail：privacy＠nihonzaitaku.co.jp

3.個人情報の利用目的

（1）お客様（サービス利用者様）より取得する個人情報

お問合せへの回答および相談会・セミナーお申込の受付
不動産の売買、仲介、賃貸、管理、コールセンターの運営、セミナー・講習会・検定等の運営、家族信託・相続相談業務（信託契約、遺言書作成）、保険販売（保険代理店）、入居時の生活サポートサービス・商品の販売等に関する契約の履行および関連する情報やサービス、契約後のアフターサービスの提供
個人関連情報取扱事業者から届出電話番号の現在及び過去の有効性（通話可能か否か）に関する情報を取得し、自社のデータベースに登録した個人情報と結びつけた上で、当社との取引の与信判断、与信後の管理、付帯サービスの提供
上記2の利用目的の達成に必要な範囲での、個人情報の第三者への提供
上記2の情報、サービス、商品提供の為の、郵便物、電話、電子メール等による営業活動、マーケティング（アンケートのお願い等）活動。顧客動向分析または商品開発等の調査
当社施設の防犯（施設出入口カメラ）
その他、付随する業務における本人への連絡

（2）お取引先企業様より取得する個人情報

連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求等
商法にもとづく権利の行使、義務の履行
当社施設の防犯（施設出入口カメラ）

（3）当社の採用に応募いただく方の個人情報

採用検討、面接、業務連絡等
当社施設の防犯（施設出入口カメラ）

（4）当社従業者の個人情報

人事・労務管理、連絡等
オンラインによるモニタリング（Webアクセス・メール利用状況の監視）
当社施設の防犯（施設出入口カメラ）

4.取得する個人情報の種類

（1）お客様（サービス利用者様）より取得する個人情報

属性に関する情報（氏名、住所、性別、生年月日、電話番号、雇用に関する情報、家族に関する情報、保証人に関する情報、収入、負債、住居形態等）
契約に関する情報（契約書、申込書、アンケート等でお尋ねした情報等）
本人確認の為の情報（運転免許証、パスポート、健康保険証、住民票、印鑑証明書等）
防犯カメラ映像

（2）お取引先企業様より取得する個人情報

担当者の連絡先
防犯カメラ映像

（3）当社の採用に応募いただく方の個人情報

連絡先（氏名、住所、性別、生年月日、電話番号等）
履歴・経歴等
防犯カメラ映像

（4）当社従業者の個人情報

人事・労務管理に必要な情報全般
Web閲覧履歴・メール送受信等のログ
防犯カメラ映像

なお、当社サービスの提供の終了などにより保有する必要のなくなった個人情報につきましては、当社の規定に従い消去します。

5.個人情報の第三者提供

取得した個人情報は、個別に同意を頂戴した場合の他、下記内容に基づき第三者へ開示、提供、共有（以下、「提供等」という。）することがあります。

（1）提供等の目的

1.お客様（サービス利用者様）より取得する個人情報

不動産管理関係会社へ、不動産管理等を実施する為
金融機関へ、融資等の審査依頼をする為
弁護士・司法書士および税理士へ、債務不履行について対応を確認する為
司法書士へ、登記等を依頼する為
契約の相手方になる者またはその見込み客へ、不動産売買・賃貸借契約に伴う手続を行う為
研修・教育機関へ、検定試験等の案内および審査等を依頼する為
保険会社へ、保険契約の申し込みに係る審査、契約履行等を移管する為
保険会社へ、適正な保険金・給付金の支払いを依頼する為
家賃保証会社へ、保証業務を依頼する為
インフラ支援会社へ、入居時の生活サポートサービス・商品の申込に係る契約履行等を移管する為
その他、当社業務に関連する会社へ、ご依頼いただいた業務を履行する為
法令による情報開示要請に応じる為
人の生命、身体または財産などの重大な利益の保護を目的に緊急対応する為

2.お取引先企業様より取得する個人情報

不動産管理関係会社へ、不動産管理等を実施する為

3.その他、本人の同意がある場合または法令に基づく場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供等することはありません。

（2）提供等をする個人情報の項目

4項「取得する個人情報の種類」に同じ

（3）提供等の手段または方法

書面または電子データ

（4）提供等を受ける者および組織

上記（1）に記載の通り

（5）個人情報の取扱いに関する契約

提供等をする個人情報の取扱いについては、提供先と個人情報を適正に管理する為の秘密保持契約を締結しています。

（6）その他

３項（２）に記載する保険販売について、当社が委託を受けている保険会社の各種商品やサービスの内容は、各保険会社のホームページに掲載しておりますのでご確認ください。

6.個人情報の委託

取得した個人情報は、3項「個人情報の利用目的」の範囲内で委託することがあります。
いずれの委託先も、当社と秘密保持契約を締結しています。

7.個人情報の共同利用

取得した個人情報は、以下内容に基づき共同利用することがあります。

（1）共同利用する個人情報の項目

4項「取得する個人情報の種類」に同じ

（2）共同して利用する者の範囲

日本財託グループ（株式会社日本財託、株式会社日本財託管理サービス、株式会社Beans Trust 賃貸保証）

（3）共同利用の目的

1.お客様（サービス利用者様）より取得する個人情報

不動産管理等を実施する為
融資等の審査手続の為
債務不履行について対応を検討する為
登記等の依頼手続の為
セミナー・講習会・検定等を実施する為
保険契約に係る管理業務を履行する為
入居時の生活サポートサービス・商品の契約に係る管理業務を履行する為
基幹システムへの登録の為

2.お取引先企業様より取得する個人情報

不動産管理等を実施する為
基幹システムへの登録の為

3.当社の採用に応募いただく方の個人情報

日本財託グループとしての応募管理（グループ採用）の為
グループの基幹システムへ登録し、通常の業務や連絡等に利用する為

4.当社従業者の個人情報

日本財託グループとしての雇用管理（人事・労務・福利厚生等）の為
グループの基幹システムへ登録し、通常の業務や連絡等に利用する為

（4）共同利用における管理責任者

株式会社日本財託管理サービス　　代表取締役　重吉勉
東京都新宿区西新宿1-22-2 新宿サンエービル

（5）取得方法

書面または電子データ

8.匿名加工情報

当社は、法令等に基づいた適正な加工方法に基づき、個人を識別することや個人情報を復元することができないようにした匿名加工情報を継続的に作成し、第３項に規定する範囲内で当該匿名加工情報を利用、及び第三者へ提供いたします。

匿名加工情報に含まれる情報の項目は、メールアドレス、業種、勤務形態、年収等で、Webシステムへのアップロード等により提供を行います。

9.安全管理措置に関する主な対策

（1）基本方針の策定

個人データの適正な取扱いの確保のため、基本方針を策定

（2）個人データの取扱いに係る規律の整備

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について個人データの取扱規程を策定

（3）組織的安全管理措置

個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備

（4）人的安全管理措置

個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施

（5）物理的安全管理措置

個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施

（6）技術的安全管理措置

アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定
※当社運営サイトでは、SSLによる暗号化対策を行っています。
個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

（7）外的環境の把握

日本国内において個人データを取り扱う
個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施

10.本人が容易に識別できない方法による個人情報の取得

当社では、クッキー、ウェブ・ビーコン等を利用して、自社運営サイトの情報充実、広告等による情報の提供やサービス向上に役立てることがあります。
なお、これらを利用することにより、お客様個人を識別する情報を取得することはございません。

11.通話の録音

当社では、ご意見・ご要望等を正確に把握して対応するため、また、今後のサービス向上のために、電話による通話を録音させていただく場合があります。

12.任意性

個人情報を当社へ提供されることは任意ですが、十分な個人情報が提供されない場合、業務の履行、サービスの提供、お問合せの対応に、支障が生ずることがあります。

13.保有個人データの開示・訂正・削除等および第三者提供記録の開示

（1）開示・訂正・追加または削除

ご自身に関する情報の利用目的の通知、開示、第三者提供記録の開示のご依頼があった場合は、別途、当社が指定する手続きにて、ご本人であることをご確認させていただいたうえで、特別な理由が無い限りお答え致します。また、お客様に関する情報が不正確である場合には、別途当社が指定する手続きにて正確なものに変更させていただきます。

（2）利用または提供の停止・消去

お客様の個人情報の利用や第三者への提供についてお客様がご希望されない場合や当社へご提供された情報の消去をご希望の場合は、以下の問い合せ先まで申し出てください。ただし、これらの結果、お客様への不動産の売買・仲介・賃貸・管理等の取引に関する契約の履行、情報、サービスなどの提供ができなくなる場合があります。